Oleh: Dr. Pirma Simbolon
Bagian ke 2 : Perampingan Organisasi (Downsizing)
Baca Juga:
Politik Uang Merusak Nilai Estetika Masyarakat Lokal
Salah satu program transformasi birokrasi yang dilakukan
Vandiko dan menarik perhatian publik adalah rencana perampingan organisasi (downsizing),
melalui mengajukan rancangan Perda ke DPRD.
Tema transformasi kali ini adalah efisiensi dan efektifitas.
Langkah ini termasuk langkah luar biasa. Disebut luar biasa karena kalau sudah
terkait perampingan organisasi akan berdampak kemana-mana termasuk hal yang
kritis seperti potensi kekacauan akibat hilangnya beberapa jabatan.
Baca Juga:
Perdata Tunda Pidana atau Pidana Tunda Perdata?
ANALISA JABATAN DAN ANALISA BEBAN KERJA
Sebuah organisasi saat akan melakukan reorganisasi terlebih
dahulu melakukan analisa jabatan (job analysis) dan Analisa Beban Kerja. Secara umum, dalam melakukan analisa jabatan
ada 3 pendekatan yang dilakukan yaitu (i) Metode Observasi (Observation
Method); (ii) Metode Wawancara (Interview Method); dan (iii) Metode Kuesioner
(Questionnaire Method). Dan masih banyak metode lain yang dapat dilakukan.
Analisa Beban Kerja (ABK) dapat dilakukan dengan 3 pendekatan juga yaitu (i)
Pendekatan Organisasi: meliputi tugas, fungsi setiap unit, dan sistim
koordinasi; (ii) Pendekatan Analisa Jabatan: Jumlah pejabat. Penempatan dan
rekrutmen; (iii) Pendekatan Administrasi: uraian tugas, beban kerja dan
lainnya.
Asumsi yang saya pergunakan dalam pembahasan ini bahwa
Pemerintahan Vandiko sudah melakukan itu semua sebelum diajukan menjadi
Rancangan Peraturan Daerah (Ranperda). Entah itu dilakukan konsultan, staf
ahli/staf khusus dan atau oleh BKD. Itu tidak menjadi soal. Yang penting
analisa jabatan dan Analisa Beban Kerja atau Kajian atau apapun namanya wajib
dilakukan sebelum disahkannya menjadi struktur definitif.
Melakukan analisa jabatan dan analisa beban kerja untuk
setingkat kabupaten bukanlah hal yang mudah. Butuh waktu. Itulah makanya diawal
saya sebut bahwa rencana ini termasuk luar biasa karena sudah dapat
menghasilkan ranperna hanya dalam kurun waktu 3 bulan pemerintahannya. LUAR
BIASA. Mungkin inilah salah satu peran para staf khusus yang membantu
mengarahkan tim konsultan independen atau tim internal.
DASAR HUKUM & STRUKTUR ORGANISASI KAYA FUNGSI
Permendagri No. 99 Tahun 2018, mensyaratkan bahwa evaluasi
struktur perangkat daerah dapat dilakukan setelah berjalan minimal 2 tahun. Dilihat dari aspek ini,
artinya Perda Pemkab Samosir No. 18 Tahun 2016, memungkinkan untuk diamandemen
karena sudah lebih dari 2 tahun sejak diimplementasikan.
Memperhatikan isi Ranperda Perubahan tentang Perangkat
Daerah yang sudah diajukan ke DPRD, setidaknya ada 2 kondisi yang diharapkan
yaitu (i) Struktur Organisasi yang miskin struktur namun kaya fungsi; (ii)
Efisiensi Belanja Rutin dan efektifitas organisasi. Disebut miskin struktur
namun kaya fungsi karena dilakukannya penghapusan beberapa dinas (mengecil) dan
pengalihan atau penggabungan fungsi tertentu ke fungsi yang serumpun. Dinas
yang DIHAPUS antara lain (1) Dinas Pengendalian Penduduk Dan Keluarga
Berencana; (2) Dinas Komunikasi Dan Informatika; (3) Dinas Kebudayaan,
Kepemudaan Dan Olahraga; (4) Dinas Ketahanan Pangan; (5) Dinas Perpustakaan Dan
Arsip Daerah; (6) Dinas Perumahan Rakyat, Kawasan Permukiman dan Pertanahan.
EFISIENSI BELANJA RUTIN
Dengan format baru struktur Perangkat Daerah yang diajukan
Vandiko, akan berdampak pada efisiensi belanja rutin karena jumlah eselon 2
(termasuk Sekretaris Daerah) dari semula 33 orang menjadi hanya 23 orang. Maka
secara otomatis akan ada penghematan belanja rutin berupa tujangan jabatan dan
fasilitas yang melekat pada jabatan itu seperti mobil dinas, sopir, rumah
dinas, sekretaris pribadi, biaya representasi, tunjangan komunikasi, tunjangan
remunerasi dan lain-lain. Jumlah setiap tahunnya lumayan untuk ukuran daerah
samosir.
Namun disisi lain, pengurangan jabatan eselon dua juga akan
menimbulkan masalah baru karena para pejabat eselon 2 tersebut akan menjadi
penganguran (kecuali dapat didayagunakan) ke fungsional dan atau pengalihan ke
Pemda lain. Pemberdayaan seorang pejabat strukural menjadi pejabat fungsional
meskipun secara teori tidak ada masalah, namun dalam praktek justru sering
menjadi masalah. Jika hal ini tidak tertangani dengan baik mereka berpotensi
menjadi duri dalam daging bahkan tidak tertutup kemungkinan menjadi produser
hoax.
INOVASI STRUKTUR ORGANISASI PERANGKAT DAERAH
Sebuah struktur organisasi apalagi hasil inovasi atau
reorganisasi akan rentan dengan kritikan baik dari internal maupun eksternal
organisasi. Inovasi biasanya melihat dari enggel yang berbeda. Struktur
organisasi baru akan dapat menggambarkan program prioritas dan non prioritas
yang akan dicapai oleh pemimpinnya. Artinya Dengan penghapusan beberapa dinas
tersebut, beberapa elemen masyarakat bisa saja MEMAKNAINYA sebagai upaya
Bupati Vandiko untuk menomorduakan (NON PRIORITAS) atas fungsi- fungsi
yang dihapus/digabungkan tersebut alias terlihat sekilas kontradiksi. Nah, ini
menjadi tugas berat Bupati Vandiko dan jajarannya untuk menjelaskan dan
mensosialisaikan kepada masyarakat agar mereka
tidak gagal paham khususnya bila dikaitkan dengan visi misi yang
dicanangkan dan telah dijabarkan dalam roadmap.
Seperti kata-kata bijak yang mengatakan "Dalam berinovasi,
kita harus berani menggunakan logika terbalik yaitu melihat masalah dari sudut
pandang lain seolah-olah bertentangan tapi sesungguhnya justru menguatkan." Salam
Sehat !! Bekasi, 16 Juli 2021. (tum)
Penulis adalah seorang akademisi, Dosen di STIE
Jayakarta, Jakarta.
